這是代理商每天上演的場景：業務在群組裡回報出貨、原廠傳來一份 Excel 進貨表、ERP 裡的數字還是昨天的——而行政助理正在三個視窗之間複製貼上，努力把這些資料整理成一份有意義的報表。
等到老闆真的拿到答案，可能已經是下午了。
這篇文章想說清楚：這個問題不是「流程不好」，是「根本不應該讓人做這件事」。進貨出貨的資料彙整，是 AI 員工最適合接手的工作之一。
📋 讀完這篇，你會知道：
• 代理商進銷存的痛點為什麼很難用 ERP 單獨解決
• AI 員工具體能做哪五件事
• 三個真實應用場景（含實際對話）
• 哪些功能是標準配備，哪些是客製化
一、問題的根源：資料太分散，ERP 跟不上現場
代理商跟一般零售的進銷存有個根本差異：資料來源不是只有一個系統，而是多個不同格式的管道同時在跑。
- 進貨端：原廠可能寄 Excel，也可能是 PDF 或 Email，每家格式都不一樣
- 出貨端：業務用 WhatsApp 群組回報，有人打文字、有人傳圖、有人只說「出一台了」
ERP 的角色是「紀錄」，不是「收集」。它需要有人把散落各處的資訊整理好之後，再手動輸入進去。這件事本身是可以自動化的，但傳統做法是請一個行政人員來做這個「翻譯」工作。
結果就是：每個代理商都有一個（甚至幾個）員工，每天花大量時間做「資料搬運工」的工作——把訊息從 A 搬到 B，再彙整成表格。這件事不需要判斷力，但沒做好會讓整個庫存失準。
實際代價
- 老闆拿不到即時庫存，每次要等人整理
- 資料延遲導致超賣或錯誤承諾交貨期
- 行政人員重複勞動，容易出錯，離職率高
二、BusyCow AI 員工怎麼解這個問題
我們把進銷存管理拆成五個子功能，每個都有明確的觸發條件和自動化邏輯。
子功能一：進貨出貨自動資料彙整
AI 員工直接連接 WhatsApp 出貨群組和原廠進貨通知（Email / 表單），自動讀取訊息，判斷是哪個品項、哪個經銷商、數量是多少，整理成結構化的進出貨明細，寫入資料庫。行政不需要再手動輸入，每一筆出貨回報都在 30 秒內完成記錄和庫存更新。
子功能二：庫存狀態即時查詢
任何人都可以直接問：「Porsche Macan 短彈簧還有多少？有沒有在途的貨？」
AI 員工即時查詢資料庫，回傳實際庫存、在途數量、已預訂數量、可承諾量。不需要等人整理，不需要開 ERP。
子功能三：進階出貨處理（預訂叫貨）
如果客戶下訂時庫存不足，AI 員工會自動拆單：庫存有的部分先出、不足的部分建立預訂紀錄並關聯對應的進貨批次。不需要人工判斷，不會遺漏。
子功能四：出貨狀況分析
AI 員工可以基於累積的出貨資料，回答：
- 「這個月哪個品牌賣最好？」
- 「各經銷商的業績怎麼排？」
- 「陳大華這個月出了多少，金額多少？」
不需要人先整理報表，直接用白話文問，幾秒鐘出答案。
子功能五：經銷商管理
查詢特定經銷商的歷史進出貨紀錄、目前餘量和往來狀態。對管理多個下游經銷商的代理商特別有用——知道哪個經銷商進貨節奏快、哪個已經很久沒動，可以主動跟進。
三、真實應用場景：這些對話在 Telegram 就能發生
以下是 BusyCow 示範用的汽車改裝配件代理商場景，說明 AI 員工實際如何回應。
場景一：業務回報出貨，AI 員工自動更新庫存
業務：「車事特剛確認 RSS UT 加大版出一台，昨天已交貨」
AI 員工在出貨明細表新增一筆（狀態：已出貨），並將產品項目表的實際庫存 -1，可承諾量同步更新。
🤖 「已記錄並更新庫存。RSS UT 加大版目前實際庫存剩 2 台，可承諾量 4 台。」
整個過程不需要任何人工操作，業務說完話，庫存就更新了。
場景二：老闆查本月各經銷商出貨分析
老闆：「這個月各家經銷商出了多少貨、金額多少？」
AI 員工查詢出貨明細表，依經銷商彙整：
- 明升：5 台 / NT$440,000
- 南一輪子館：1 台 / NT$54,500
- 緹堡汽車服務：3 台 / NT$171,000
這個問題以前需要行政整理半天，現在 AI 員工幾秒出結果。
場景三：確認庫存與在途進貨
老闆：「Porsche Macan 短彈簧現在還有多少？有沒有在途的貨？」
🤖 「Macan 短彈簧目前實際庫存 20 箱，可承諾量 20 箱，目前無等待進貨紀錄。如需補貨請告知下單數量。」
四、標準功能 vs 客製化
BusyCow 進銷存管理的 MVP 標準功能包含：WhatsApp 出貨群組自動彙整、進貨表單彙整、出貨明細結構化記錄、庫存即時查詢、出貨狀況分析問答。
如果你的業務需求更複雜，以下功能可以加購客製化：
- ERP 自動串接（自動同步進銷存至現有 ERP，完成庫存扣抵與出貨單生成）
- 物流系統串接（自動至新竹物流或指定物流平台下單）
- 多渠道進貨源（Email、LINE、供應商平台等）
- 庫存水位警報（低於安全水位自動推播提醒補貨）
- 視覺化 Dashboard（出貨趨勢圖、品牌佔比圓餅圖、經銷商排名長條圖）
- 預測性補貨建議（基於歷史出貨數據，AI 預估下期需求量並建議進貨計畫）
- 多倉管理（支援多個倉庫的進出貨追蹤與調撥建議）
你的下一步
如果你的公司每天有出貨回報要整理、有庫存要更新、有老闆要問「現在庫存多少」——這個場景就是進銷存 AI 員工的切入點。
BusyCow 不是賣你一個工具讓你自己設定，是從你的流程出發，把 AI 員工建好、測試好、上線，然後讓它開始工作。
📩 想了解你的進銷存流程適不適合自動化？歡迎聯繫我們，先聊聊你現在的作業方式。